Brian B. Thomsen

Hvor god er jeres dokumentation?

12 spørgsmål og cirka 3 minutter. Ud kommer en score og de tre huller, der er vigtigst at lukke først, med et konkret første skridt til hvert.

Testen er til alle, der udfører arbejde for andre: håndværkere, entreprenører, installatører og serviceteknikere. Den handler om, hvorvidt I kan bevise, hvordan arbejdet blev udført, også om fem år, når nogen spørger. Svar, som det er i hverdagen, ikke som det står i håndbogen.

Svarene bliver i din browser. Intet bliver sendt, medmindre du selv vælger at skrive til mig.

Før arbejdet

1. Er det bestemt på forhånd, hvad der skal kontrolleres og dokumenteres på hver type opgave?

Fx en kontrolplan, en tjekliste eller en fast skabelon pr. opgavetype.

2. Ved den, der udfører arbejdet, hvad der skal dokumenteres, og hvem der gør det?

Også nye medarbejdere, vikarer og underleverandører.

3. Registrerer I det, I overtager fra andre, før I går i gang?

Fx underlaget, eksisterende installationer, skader eller fejl fra dem, der var der før jer.

Under arbejdet

4. Bliver det, der bliver dækket til eller skjult, fotograferet eller målt, før det forsvinder?

Fx armering, membraner, isolering, rør og kabler i vægge og gulve, fastgørelser eller samlinger.

5. Kan et billede eller en måling kobles til sted, dato og opgave?

Fx rum, etage, akse, adresse eller anlægsdel. Et billede uden sted er svært at bruge bagefter.

6. Bliver de forhold, der har betydning for resultatet, skrevet ned, mens arbejdet står på?

Fx temperatur, fugt og vejr, materialer og batchnumre, eller hvem der udførte arbejdet.

7. Bliver afvigelser skrevet ned, når de opstår, sammen med det, der blev gjort ved dem?

Fx ændringer, fejl, mangler, forsinkelser eller noget, der ikke var som beskrevet.

Efter arbejdet

8. Kan I finde den samlede dokumentation for en opgave fra sidste år på under 10 minutter?

Billeder, kontroller, afvigelser og aftaler for den opgave.

9. Får kunden en samlet dokumentation, når arbejdet afleveres?

Fx kontroller, billeder af det skjulte, anvendte materialer og vejledning til drift og vedligehold.

10. Ligger dokumentationen et sted, der ikke afhænger af én persons telefon eller computer?

Fx et fælles drev, et projektværktøj eller en delt mappe med backup.

Folk og forbedring

11. Er medarbejderne lært op i, hvordan og hvorfor der dokumenteres?

Ikke kun hvilke knapper der skal trykkes på, men hvad der gør et billede eller en måling brugbar.

12. Bruger I dokumentationen til at blive bedre?

Fx ved at gennemgå fejl, reklamationer og afvigelser og rette tjeklisterne bagefter.

Hvorfor jeg har lavet testen

Det vigtigste i et byggeri er det, ingen kan se, når det står færdigt. Derfor skal det dokumenteres, mens det stadig kan ses. Testen samler de spørgsmål, der afgør, om dokumentationen holder, når det gælder: ved en reklamation, en uenighed om ekstraarbejde eller et spørgsmål om, hvem der har ansvaret.